Все идет по плану. Девять ошибок предпринимателей при обустройстве офисов

Опенспейс — самая распространенная планировка современных офисов. Такое решение позволяет посадить как можно больше сотрудников и вместе с тем наладить между ними коммуникацию. При этом важно, чтобы у каждого сотрудника было свое пространство — с правильным освещением, креслом и рабочим столом, где можно положить личные вещи: так он будет чувствовать себя комфортнее. На одного человека в среднем требуется около четырех с половиной квадратных метров. По санитарным нормам ширина рабочего стола должна быть 80−100 сантиметров, иначе монитор будет располагаться слишком близко и глаза устанут быстрее. Зонировать офис можно и с точки зрения рассадки по отделам. Если же сотрудники одного отдела будут разбросаны по помещению, у них не будет ощущения команды.

Поделить пространство на части можно разными способами. Расставьте открытые стеллажи, установите стеклянные перегородки — они сэкономят место и не будут визуально нагружать помещение. Повесьте шторы, которые разделят пространство на части, расставьте пластиковые перегородки или используйте возможности освещения — например светильники над конкретными зонами. Не забывайте о живых уголках с комнатными растениями: в таких зонах сотрудники смогут отдохнуть, что важно для их эффективной работы.

«Дизайн-сервис» ИКЕА поможет спланировать любое помещение. Клиент получит готовый проект и конкретный список покупок для будущего офиса, с которым он сможет обратиться в отдел корпоративного обслуживания, чтобы приобрести все товары. Лишних действий не понадобится.

Мы проводим много времени за рабочим столом, и освещение влияет на наше самочувствие. Правильное состоит из трех уровней: общего, функционального (рабочие лампы, бра на стенах, торшеры в зонах отдыха) и настроенческого (гирлянды). На производительность влияет и цветовая температура. Сейчас в ИКЕА продаются лампы только теплого света. Исключение — функциональная подсветка, для которой допустим холодный оттенок.

Агрессивные оттенки подавляют, поэтому обратите внимание на природные, землистые и припыленные варианты. Существует правило трех цветов. Но мы придерживаемся мнения, что речь идет только о ярких оттенках, так что выбирать больше трех цветов для интерьера допустимо. Используйте в качестве основы нейтральные тона — белый, черный, серый, бежевый, а также отталкивайтесь от стиля будущего офиса. Сейчас чаще всего клиенты выбирают лофт, современный модерн и сканди. У каждого направления — свои постоянные оттенки, которые и подскажут колористическое решение. Еще один вариант — использовать в оформлении цвета фирстиля компании.

«Дизайн-сервис» ИКЕА подберет гармоничное колористическое и стилевое решение будущего офиса. Обычно мы готовим два варианта, из которых клиент выбирает понравившийся. Затем мы развиваем лучшее решение и детально его прорисовываем.

Клиенты часто просят сразу определиться с положением розеток. Но сначала нужно разобраться с расстановкой мебели и потребностями сотрудников, чтобы избежать переноса розеток, удлинителей и дискомфорта. Минимального необходимого количества розеток не существует — важно понимать функции. Посчитайте единицы техники. Например, если сотрудник пользуется компьютером, рабочей лампой, принтером и зарядкой для телефона, то ему понадобятся пять розеток. Если у него моноблок или ноутбук, то хватит четырех.

Еще недавно розетки нужно было прятать, потому что это некрасиво. Сейчас же предпочтение отдают эргономике и располагают розетки ровно там, где они необходимы, — например над рабочей поверхностью. Большинство выключателей находятся на высоте в среднем 90 сантиметров от пола.

Учитывайте расстояние, которое позволит сотрудникам спокойно перемещаться по пространству. Оставьте свободные участки между столами и шкафами, чтобы легко открывать дверцы и отодвигать кресло. Чтобы сэкономить место, можно поставить стык в стык четыре стола — так пространство подхода увеличится.

Часто клиенты приходят, не понимая, какие вещи и где они хотят хранить в офисе. Потребности бухгалтера с большим документооборотом и сотрудника, который просто работает за компьютером, сильно различаются. Поэтому сначала ответьте на указанные выше вопросы. Можно самостоятельно запланировать стеклянные шкафы, но на деле они будут пустовать и просто занимать место, потому что не подходят для решения вашей задачи. В ИКЕА много систем хранения, которые подойдут под разные задачи. Из профессиональных обратите внимание на серии «Галант» и «Бекант».

Планирование офиса начинается с вопросов: какая площадь, сколько человек нужно рассадить, кто будет сидеть, какими будут функции помещения и что там будет происходить? Нужны ли рабочая зона, переговорная комната, пространство для отдыха и кухня? Какая техника понадобится в офисе и какой бюджет? Важно, чтобы предприниматель знал ответы на все эти вопросы, а также имел предпочтения в стилевом решении. Затем распределяются рабочие места и системы хранения. А после расстановки мебели принимаются решения о размещении розеток, освещения, текстиле и декоре.

Планирование офиса в «Дизайн-сервисе» ИКЕА начинается с заполнения технического задания. Мы интересуемся всем, вплоть до материалов отделки и напольного покрытия. На создание дизайн-проекта офиса площадью до 25 квадратов уходит пять рабочих дней. Если необходимо только планирование — два дня.

Многие предприниматели покупают крупные предметы и только потом понимают, что забыли о лампах и прочих мелочах, необходимых для работы. Поэтому клиентам приходится дважды приезжать в магазин и тратить свое время. Еще они не думают о сборке мебели, считая, что главное — ее привезти. ИКЕА может отгрузить мебель уже на следующий день после оплаты, пока другие фирмы растягивают процесс на недели и месяцы. Мы готовы собрать все на следующий день после отгрузки, а если есть свободное время — в тот же день. Курировать процесс будет персональный менеджер клиента.

Правильное соотношение рабочих зон и зон отдыха очень важно для продуктивной работы сотрудников. Большие окна, правильное освещение, озеленение помогают человеку восстановиться, а это имеет большое значение для правильного рабочего процесса. Люди должны чувствовать себя как дома. Например, в нашем офисе в зоне с диванами днем иногда спят инженеры, у которых бывают ночные обходы: обеденный сон прекрасно восполняет силы.

Идея проекта нашего офиса построена вокруг темы скандинавской природы, и все в офисе так или иначе отражает это. Двухуровневость офиса символизирует природный ландшафт с возвышенностями и равнинами, переговорки напоминают о пещерах, зона отдыха — лесную опушку, а смотровая площадка с кофе-пойнтом и диванами, откуда видно весь офис, — горный пик. На первом этаже располагаются четыре отдела, две переговорки, кухня, зона отдыха, гардероб, уборные. На втором — четыре переговорные комнаты, отдел по работе с партнерами и кабинет управляющей.

Основными требованиями к будущему офису стали мобильность и логичное зонирование пространства по отделам — например, инженеры должны находиться рядом с проектным отделом. Наш офис занимает 700 квадратных метров и состоит из разных зон — фиксированных, структура которых не меняется, и мобильных, которые огорожены передвигающимися дивайдерами. Такое решение дает больше свободы. Например, если мы захотим устроить в офисе вечеринку или конференцию, разделенное пространство можно будет запросто реорганизовать в одно большое, лишь убрав дивайдеры. Разделители из темно-серого войлока у рабочих столов заодно служат досками для заметок.

Еще для нас была важна максимально комфортная рассадка — раньше 40 сотрудников сидели чуть ли не на головах — и достаточное количество переговорок. В старом помещении была одна переговорная комната, бронировать которую приходилось с трудом из-за большого количества встреч. Теперь таких комнат четыре и все они разного формата. На первом и втором этажах — большие, со складной деревянной перегородкой, которая позволяет разделить пространство на два маленьких. Есть и переговорки поменьше. Такие рассчитаны даже на случай, если кому-то надо поговорить по телефону, но некомфортно делать это в опенспейсе. Столы в комнатах сделаны под заказ и состоят из секций, которые можно легко разобрать и передвинуть. Мы часто используем переговорки для видеоконференций с любым из 44 торговых центров сети по всему миру. Поэтому конструкции под потолком, напоминающие щиты, — это светильники, которые в то же время правильно отражают звук и создают в помещении хорошую акустику.

Опенспейс не подразумевает отдельных кабинетов, это сделано для свободного общения сотрудников. Когда наш офис стал двухуровневым, мы начали меньше видеться с людьми, которые сидят на втором этаже. Но общения все равно много, потому что мы часто встречаемся в зоне отдыха с растениями и за кофе на кухне. ИКЕА очень сильно поддерживает тему переработки и раздельного сбора отходов, поэтому на кухне находятся мобильный пункт сортировки и пресс для пластиковых бутылок. А стулья в обеденной зоне на 80 процентов изготовлены из переработанного материала.

Практически вся мебель в офисе — это ИКЕА. Одна из важнейших составляющих современного рабочего пространства, как мне кажется, — столы с регулируемой высотой, за которыми сотрудники могут работать стоя и меньше уставать. Кресла ИКЕА эргономичны и хорошо поддерживают спину, помогая в течение дня оставаться в тонусе. Еще один важный момент — ощущение природы в офисе. Сотрудникам не всегда удается выйти на улицу и подышать свежим воздухом, зато зелень и комнатные растения создают приятную расслабленную атмосферу.